L’Ordonnance du 1^er avril 2020 adapte les modalités de désignation et de fonctionnement des instances représentatives du personnel compte tenu de l’épidémie de Covid-19. Le décret du 10 avril 2020 définit les modalités de réunion du CSE ou de toute IRP par conférence téléphonique ou par messagerie instantanée.

Les élections professionnelles dans le contexte d’urgence sanitaire

• L’Ordonnance prévoit la suspension immédiate des processus et délais électoraux

Les élections professionnelles qui étaient en cours au jour de publication de l’Ordonnance sont suspendues jusqu’à 3 mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire, soit (hors prorogation de l’état d’urgence) jusqu’au 25 août 2020.

Tous les délais régissant les élections sont suspendus, et notamment :

• Les délais du processus électoral (ex : délai d’organisation du 1^er tour, d’information des organisation syndicales, délai entre les 2 tours…etc) ;
• Les délais de contestation des élections devant l’autorité administrative et le juge judiciaire (ex : délai de contestation des listes électorales) ;
• Les délais dont disposent l’autorité administrative pour se prononcer sur certains points particuliers durant le processus électoral (ex : la composition des collèges en l’absence d’accord unanime).

Attention : si les résultats du 1^er tour ont été valablement proclamés avant le 3 avril, le scrutin est régulier. Le second tour est suspendu. Les conditions d’électorat et d’éligibilité s’appréciant à la date de l’organisation de chacun des tours du scrutin, veillez à mettre à jour les listes électorales lorsque le processus électoral reprendra.

• L’Ordonnance prévoit une tolérance pour les entreprises n’ayant pas mis en place de CSE avant le 12 mars 2020 et impose le report pour celles qui auraient dû organiser les élections durant l’état d’urgence sanitaire

Tolérance : Les entreprises n’ayant pas mis en place de CSE avant le 12 mars devront engager le processus électoral dans les 3 mois suivant la cessation de l’état d’urgence sanitaire.

Attention : dans son « Question / réponse » relatif à l’activité partielle, le Ministère du travail précise que l’absence de mise en place d’un CSE avant la période d’urgence sanitaire (alors qu’il aurait dû être mis en place avant cette période) ne sera pas un « point bloquant » pour obtenir l’autorisation de recourir au dispositif d’activité partielle. Les entreprises dans cette situation doivent toutefois s’engager à organiser des élections professionnelles dès que possible à l’issue de l’état d’urgence sanitaire et au plus tard le 25 août 2020.

Report : S’agissant des entreprises qui doivent organiser les élections durant la période sanitaire, soit en raison de l’arrivée à terme des mandats, soit en raison du franchissement du seuil de 11 salariés, le processus électoral devra là encore être lancé dans les 3 mois suivant la cessation de l’état d’urgence sanitaire.

A noter que les mandats en cours au 12 mars 2020 et qui prennent fin durant la période d’urgence sanitaire sont prorogés jusqu’à la proclamation des résultats du premier ou du second tour des nouvelles élections. La protection attachée à leur mandat est également prolongée.

Il en est de même pour les élections partielles qui auraient dû être organisées pendant la période d’état d’urgence sanitaire (exemple : collège électoral qui n’est plus représenté, ou nombre d’élus titulaires réduit de moitié ou plus….) : l’employeur ne sera finalement pas tenu de les organiser lorsque le mandat des membres de la délégation du personnel du comité social et économique expire moins de six mois après la date de fin de la suspension du processus électoral.

Le fonctionnement des instances représentatives : comment assurer la continuité et l’effectivité des IRP en place durant la période d’urgence sanitaire?

• Les modalités d’organisation des réunions du CSE convoquées pendant la période de l’état d’urgence sanitaire sont adaptées aux circonstances exceptionnelles

En principe, le recours à la visioconférence pour la tenue des réunions du CSE est limité à 3 par an, sauf accord plus favorable.

Par dérogation, l’ordonnance permet de recourir à la visioconférence pendant la crise sanitaire pour l’ensemble des réunions du CSE. Ces réunions « de crise » en visioconférence ne viendront pas s’imputer sur les 3 réunions qui peuvent l’être organisées par an dans les circonstances normales.

L’ordonnance prévoit même la possibilité d’organiser les réunions du CSE par conférence téléphonique (« audioconférence »), voire par messagerie instantanée (type WhatsApp) de manière subsidiaire et exceptionnelle, s’il est impossible d’organiser la réunion par visioconférence ou conférence téléphonique ou si un accord d’entreprise le prévoit.

Le décret entré en vigueur le 11 avril fixe les modalités des réunions par conférence téléphonique et par messagerie instantanée :

1. Information: le Président informe les membres du CSE de la tenue de la réunion en précisant la date et l’heure de la réunion. Dans le cas d’une réunion par messagerie instantanée, le Président doit également prévoir la date et l’heure à laquelle interviendra au plus tôt la clôture de la réunion ;
2. Technique: le dispositif technique mis en œuvre pour les réunions par conférence téléphonique et par messagerie instantanée garantit l’identification des membres de l’instance et des participants, leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son, des délibérations ou de la communication instantanée des messages écrits au cours des délibérations. Il doit également permettre la tenue de suspensions de séance ;

• Secret : Lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote ;

3. Organisation de la réunion par messagerie instantanée :

1. Vérification de l’accès à des moyens techniques satisfaisants ;
2. Clôture des débats par le Président, qui ne peut intervenir avant l’heure limite fixée préalablement ;
3. Organisation du vote de manière simultanée ;
4. Au terme du délai fixé pour l’expression des votes, le président adresse les résultats aux membres du CSE.

• La consultation du CSE est modifiée lorsque l’employeur met en œuvre les dérogations sur les congés et la durée du travail en raison de la crise sanitaire

L’ordonnance du 1^er avril modifie l’ordonnance du 25 mars 2020 permettant aux employeurs d’imposer ou de modifier les congés en autorisant l’employeur à déroger aux règles habituelles d’information et consultation préalable du CSE.

Lorsque l’employeur use des facultés de modification des dates de repos ou de congés prévues par ce texte, il est seulement soumis à une obligation d’information concomitante des membres du CSE, la consultation devant intervenir dans un délai d’un mois à compter de l’information. L’avis du CSE peut ainsi être rendu après que l’employeur aura fait usage de la faculté d’imposer ou de modifier les congés.

Ces mêmes tolérances sont prévues en cas de dérogations à la durée du travail par les entreprises relevant de secteurs d’activités particulièrement nécessaires à la sécurité de la Nation et à la continuité de la vie économique et sociale.

Notre équipe est là pour vous accompagner pour organiser les élections professionnelles (ou reprendre le processus électoral) dès l’issue de la période d’urgence sanitaire mais également pour rédiger un accord d’entreprise sur la mise en place de réunion du CSE par messagerie instantanée ou pour formaliser votre décision d’imposer ou modifier les congés.

N’hésitez pas à nous solliciter.

L’équipe de droit social du Cabinet BRET BREMENS se tient à votre disposition pour répondre à vos questions en droit du Travail et droit de la Sécurité sociale